オフィス移転チェックリスト！担当者が押さえたい全手順を紹介

移転1年〜半年前にやること

現オフィスの解約予告期限の確認は最優先です。多くのオフィス物件では退去希望日の6〜12ヶ月前に通知が必要で、期限を過ぎると移転後も旧オフィスの賃料が発生します。移転プロジェクトの開始と同時に賃貸借契約書を確認しましょう。

移転4ヶ月〜2ヶ月前にやること

インフラ手配は後回しにしがちですが、インターネット回線は申し込みから開通まで1〜2ヶ月かかるため、このフェーズで必ず着手してください。移転当日に通信が使えない事態を防ぐためにも早めの対応が不可欠です。

移転1ヶ月前にやること

印刷物の発注はこのフェーズが最終期限です。名刺・封筒など住所入りの印刷物が移転に間に合わないと、しばらく旧住所のままで運用せざるを得なくなります。

移転当日にやること

搬入完了後はインフラの動作確認を優先して行いましょう。当日中に不具合が判明した場合は、その日のうちに業者へ連絡することで、翌営業日以降の業務への影響を最小限に抑えられます。

移転後にやること

行政への届出は期限が短いものが多いため、移転後は住所変更よりも先に行政手続きを優先して着手することをおすすめします。詳細は次章で解説します。

法務局（登記所）への届出

会社法第915条第1項により、移転後2週間以内に本店移転登記を申請する義務があります。期限を過ぎると「登記懈怠」とみなされ、代表者個人に100万円以下の過料が科される可能性があります。

登録免許税は管轄内移転で3万円、管轄外移転は旧・新の2ヶ所への申請が必要となり合計6万円かかります。手続きが複雑な場合は司法書士への依頼も検討しましょう。【エビデンス注意：司法書士報酬は事務所により異なります】

参考：法務省「法務局ホームページ」

税務署・都道府県税事務所への届出

所轄の税務署と都道府県税事務所に「異動届出書」を提出します。移転先が別の税務署の管轄になる場合は、移転前後の両方への届出が必要になることがあります。確定申告や法人税・消費税の書類送付先も変わるため、移転後速やかに対応しましょう。

参考：国税庁「異動届出書（法人税）」

労働基準監督署・公共職業安定所への届出

労働基準監督署には「労働保険の名称・所在地等変更届」を、ハローワークには「雇用保険の事業所各種変更届」を、いずれも変更後10日以内に届出る必要があります。

移転先の管轄が変わる場合は、旧・新それぞれの機関での手続きが必要になるため事前に確認しておきましょう。

参考：厚生労働省「労働保険の加入手続について」

年金事務所（社会保険事務所）への届出

「適用事業所名称／所在地変更（訂正）届」を所轄の年金事務所に提出します。提出期限は変更から5日以内と非常に短いため、移転前からスケジュールに組み込んでおくことが欠かせません。

後回しにすると健康保険証の住所情報が誤ったままになり、従業員に不利益が生じます。e-Gov（電子申請）での手続きも可能です。

参考：日本年金機構「適用事業所の各種変更手続きについて」

その他の届出先

消防署への届出は法令上の義務です。新たな建物でオフィスを使用開始する場合は、入居前に所轄消防署への届出が完了しているかを必ず確認してください。

参考：消防庁「防火管理に係る届出について」

社内への通知・従業員への周知

従業員への通知は、遅くとも移転の1〜2ヶ月前に行いましょう。「新住所・最寄り駅・移転日時・当日の業務体制」を必ず含めてください。

通勤経路が変わる従業員については、通勤手当の見直しが必要になる場合があります。就業規則に基づき、変更が生じる従業員には個別に確認・調整を行いましょう。

取引先・関係会社への通知

移転の1〜2ヶ月前を目安に通知します。重要な取引先には書面（挨拶状）、それ以外はメールが効率的です。請求書・契約書など住所が記載された書類の送付先リストは、移転前から整備しておくと移転後の対応がスムーズになります。

ホームページ・各種媒体の住所変更

Web上の住所情報はGoogleの検索結果やMaps表示にも影響します。更新が必要な主な媒体は以下の通りです。

• コーポレートサイト・採用サイト
• Googleビジネスプロフィール
• X（旧Twitter）・Facebook・Instagram・LinkedInなど各種SNS
• Indeed・リクナビ・マイナビなど求人サイト
• 業界団体・名鑑サイトへの登録情報

旧住所入りの名刺・封筒の在庫は移転後に使用しないよう、廃棄ルールを事前に決めておくことも大切です。

解約予告期限を見落として違約金が発生する

多くのオフィス物件では退去希望日の6〜12ヶ月前に解約通知が必要です。期限を過ぎると、新オフィスへ移転後も旧オフィスの賃料が発生する「二重家賃」状態になるリスクがあります。

移転プロジェクトの開始時点で賃貸借契約書を確認し、解約通知の期限日をスケジュールに明記しておくことが最善の対策です。

参考：国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」

行政への届出を後回しにして期限を超過する

移転直後は業務が立て込むため、行政手続きが後回しになりがちです。しかし年金事務所への届出は変更後5日以内、本店移転登記は2週間以内と期限が非常に短く設定されています。

移転前に「届出先・担当者・期限」の一覧を作成し、移転後すぐに動ける体制を整えておきましょう。

インフラ開通が間に合わず業務停止が起きる

インターネット回線・電話の開通工事は申し込みから1〜2ヶ月かかることがあります。移転直前に申し込むと、移転後も数週間インターネットや電話が使えない状態が続くリスクがあります。

インフラ手配は移転4〜3ヶ月前には着手し、バックアップとしてモバイルWi-Fiルーターの用意も検討しておきましょう。