オフィス移転時には必ず欠かせないこと、それはクライアントや得意先への引越しの挨拶です。通常はパソコンなどで挨拶文を作成し郵送などで送ります。
どんな文章で送ったほうがいいのか、送るタイミングなどご紹介していきます。
挨拶文の例
移転のお知らせでも様々なパターンがあります。本社の移転であったり、営業所の移転あったりと移転する事務所ごとにかわってきたりします。
本社の場合
移転のご案内
拝啓 ○○の候 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて このたび 弊社は ○月○日より
左記（下記）へ移転し 業務を行うことになりました
何とぞご高承の上 一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご通知かたがたご挨拶申し上げます
敬具
平成○○年○月
営業所の場合
○○○○移転のご案内
拝啓 ○○の候 貴社ますますご隆昌の御事とお慶び申し上げます
平素は格別のご愛顧を賜り 厚く御礼申し上げます
さて このたび 弊社○○○支店が業務拡充に伴い左記（下記）へ移転し
営業を開始することになりましたので 謹んでご案内を申し上げます
これを機に社員一同心機一転 さらに一層精励し 皆様のご期待に沿う所存です
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます
敬具
平成○○年○月株式会社 ○○○○○○○○○
代表取締役 ○○ ○○
新住所 〒000-0000 ○○○○○○○○○○
電 話 ○○-○○○-○○○○
ＦＡＸ ○○-○○○-○○○○
営業開始日 平成○○年○月○日
このように事務所ごとに挨拶文が変わってきますので、注意しましょう。
挨拶状を出すタイミング
オフィス移転時に注意しなければいけないのは、事務所移転のお知らせが届いておらず書類や請求書などが届かないことや、電話、FAXがつながらなかったりと一番やってはいけない失敗です。企業によってはすべてデータベース化している場合もありますので先手で動かなければなりませんので、最低でも３週間から１ヶ月前までには出すことをおすすめいたします。
移転祝い
取引先が移転した場合、移転祝いを出す必要がありますが、これは取引先が移転してから最低でも半以内には出すようにしましょう。またご移転の挨拶状に記載の「移転日」には、作業日を含んでいることがありますのでその場合、移転したその日は引越し作業中というケースが多く、実際の営業開始は翌日または翌週などとなる場合がありますのでオフィス移転の場合は、平日の届くように手配するようにしましょう。
